Tietosuojaseloste

Tässä rekisteriselosteessa kuvataan Hallituspartnerien (Rekisterinpitäjä) tietosuojakäytännöt. Se sisältää tietoa mm. siitä, miten rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja, minkälaisia tietoja rekisterinpitäjä voi kerätä, mihin tarkoituksiin rekisterinpitäjä voi käyttää henkilötietoja sekä tietoa henkilön oikeuksista koskien kerättyjä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietolain (523/1999/10§,24§)        ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisia säännöksiä. Laadittu 20.1.2025.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Hallituspartnerit Turku ry (y-tunnus 3066642-8)
c/o Turun Kauppakamari
Puolakankatu 1
20100 Turku
Sähköposti: turku@hallituspartnerit.fi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:

Raija Harjula
raija.harjula62@gmail.com
040 5445106

2. REKISTERIN NIMI

Jäsen-, asiakas-, sidosryhmä-, verkkopalvelun käyttäjä- ja markkinointirekisteri tms.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen   käsittelylle on henkilön suostumus, sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena, laki ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän jäsen-, asiakas-, sidosryhmä-, verkkopalvelun käyttäjä ja markkinointisuhteiden hoitamiseen. Tietojen käsittelyn perusteena on asiakaspalvelu, asiakassuhteen muodostaminen ja hoito sekä palveluiden tuottaminen henkilötietojen käyttöoikeusperiaatteiden mukaisesti:
• Hallitusjäsenten välityspalvelun toteuttaminen sopimusperusteisesti
• Yhdistystemme jäseneksi hakeminen ja hyväksyntä sopimusperusteisesti
• Kultainen Nuija -kampanjan toteutus suostumusperusteisesti
• Yhteydenottolomakkeen lähetys sivustolta suostumusperusteisesti
• Tapahtumienjärjestäminen sopimusperusteisesti

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11§:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja käsitellään seuraavilla oikeusperusteilla ja käyttötarkoituksilla:

• yhdistyslain velvoitteet; jäsenlistan ylläpito
• kirjanpitolain velvoitteet; tiedot tapahtumiin osallistumisesta, laskutus tietojen käsittely
• oikeutettu etu; jäsenhakemuksen käsittely, jäsenasioiden hoitaminen, tiedotus, laskutus, ilmoittautumisten hoitaminen, yhteydenottojen käsittely
• rekisteröidyn suostumus; muu markkinointi

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ (KÄSITELTÄVÄT HENKILÖRYHMÄT)

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja rekisterinpitäjän nykyisistä ja potentiaalisista henkilötietoryhmistä. Rekisteriin kerätään olennaiset henkilötiedot:

• Nimi
• Yritys ja asema
• Osoitetiedot
• Y-tunnus
• Sähköpostiosoite
• Matkapuhelinnumero
• Hakijan hakulomakkeella antamat kuvaustiedot
• Hakijan ilmoittamat tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja hallitustoimintaan liittyvästä osaamisesta
• Jäsenhakemuksen käsittelijöiden tekemät kirjaukset
• Jäsenen antamat täydentävät tiedot
• Osallistuminen tapahtumiin
• Tiedot jäsenmaksujen suorituksista
• Jäsenen toimittamat valokuvat ja toimenkuvat
• Jäsenyyden alkamisajankohta
• Jäsenen ilmoittamat tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja hallitustoimintaan liittyvästä osaamisesta
• Rekisteröidyn itsensä antamat lisätiedot
Asiakassuhteen viestintähistoria (mm. sähköpostiviestit)
• Muut palveluiden ja tapahtumien edellyttämät tiedot, esim. osallistumiset tapahtumiin ja ilmoitetut ruokavaliot

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään seuraavista tietolähteistä:
• Julkisista lähteistä kuten organisaatioiden internetsivustoilta
• Rekisteröidyltä henkilöltä itseltään
• Rekisterinpitäjän järjestämien tilaisuuksien, tapahtumien tai valmennusten yhteydessä.

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan pääosin rekisteröidyn omalla ilmoituksella. Lisäksi jäseneen liittyviä tietoja saadaan yhdistyksen toimintaa organisoivilta toimihenkilöiltä ja -kunnilta. Tietoa syntyy myös osana Rekisterinpitäjän toimintaa henkilön osallistuessa tapahtumiin, kokouksiin ja kun hänelle kohdistetaan viestintää.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin yhdistyksen jäsenyys on voimassa tai reksiterinpitäjän oikeutettu etu tai yhdistyksen toimintaa määrittelevä laki sitä edellyttää. Jäsenhakemukset säilytetään kahden vuoden ajan. Rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

7. TIETOJEN LUOVUTUKSET

Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti luovuta keräämiään henkilötietoja edelleen. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.          Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS, TIETOJEN MUUTTAMINEN JA POISTO

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus saada tietää
• mitä tietoja hänestä on tallennettu
• mistä tiedot rekisteriä varten säännönmukaisesti hankitaan
• mihin tietoja käytetään

Rekisteröidyn tulee pyytää kirjallisesti tietojaan osoitteesta turku@hallituspartnerit.fi ja rekisterinpitäjä toimittaa tiedon kerätyistä tiedoista viimeistään kuukauden kuluessa. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisterinpitäjä oikaisee, täydentää tai poistaa rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin ilman hänen antamaansa suostumusta.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimilla, jotka on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Pääasiallinen säilytysmuoto on sähköiset järjestelmät. Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietojen käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus. Henkilötietoja sisältävät aineistot hävitetään tietoturvallisesti.

10. VALOKUVAUS JA VIDEOKUVAUS

Rekisterinpitäjä saattaa tallentaa järjestämissään tilaisuuksissa valokuvia ja videoita. Ellei tilaisuuteen osallistuja toisin ilmoita, osallistumalla tilaisuuteen hän antaa luvan valo- ja videokuvaamiselle sekä kuvien käyttöön tilaisuuden jälkeen myös markkinoinnillisissa tarkoituksissa.
• Jos et halua, että sinusta otettuja valokuvia tai videomateriaalia julkaistaan, ilmoitathan siitä kirjallisesti osoitteeseen turku@halllituspartnerit.fi tai käyttämämme tapahtumakutsujärjestelmän kautta ilmoittautuessasi tilaisuuteen.

11. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Hallituspartnerit | Tietosuojaseloste |Evästekäytännöt