Toimitusjohtajan työ on äärimmäisen mielenkiintoista, koska se sisältää operatiivisen johtamisen lisäksi vahvan strategisen elementin ja yhteistyön hallituksen kanssa. Kuten johtoryhmätyöskentelyssä, toimitusjohtajalla voi olla joskus haasteita myös hallitustyön suhteen ja onnistumiseen vaikuttaa moni seikka. Työurani varrella on tullut vastaan monenlaista ja nostan oheisessa kirjoituksessa esiin muutamia pohdintoja hallitustyöhön liittyen.

 

Kokemuksella on merkitystä

Ensimmäinen tehtäväni uutena toimitusjohtajana oli käynnistää ylimääräisen yhtiökokouksen koollekutsuminen. Yhtiössä oli vaikea tilanne, osa silloisista hallituksen jäsenistä jäävejä käsiteltävän asian suhteen ja hallituksen kokouksessa ovi kävi taajaan jäsenten jäävätessä itsensä kukin vuorollaan. Myös puheenjohtaja vaihtui kokouksen aikana. Asiassa avustanut erittäin kokenut juristi esittäytyi minulle ja kysyi kohteliaasti toimitusjohtajakokemuksestani. Vilkaisin kelloa ja totesin: ”juuri nyt kaksi päivää, kolme tuntia ja 17 minuuttia”. En kyllä koskaan unohda sitä huolestuneisuuden ilmettä hänen kasvoillaan. Näistä lähtökohdista päästiin kuitenkin hyvin eteenpäin, ongelmat selvitettiin ja juristin kanssa tehtiin erinomaista yhteistyötä vuosien ajan.

Mitä vaikeampi tilanne, sitä enemmän kokemuksella ja relevantilla osaamisella on merkitystä. Toimitusjohtajan työ on vaativaa ja yksinäistä ja siksi on tärkeää, että hallituksessa on ammattilaisia, jotka pystyvät tukemaan toimitusjohtajaa eikä toisinpäin. Kun uusi hallituksen jäsen poistuu ensimmäisestä kokouksestaan ja toteaa, että ”aika jännää, täällä puhutaankin ihan muuta kuin luulin”, toimitusjohtaja tietää, että edessä on yksi jos toinenkin iltakoulu.

Ei ole harvinaista, että hallitusjäseniltä puuttuu ymmärrystä hallitustyön merkityksestä ja omasta hallitusroolista. Kokouksessa saatetaan kommentoida, että ”tarkistan asian taustaorganisaatioltani ja kerron sitten, mitä mieltä olemme”. Hallituksen puheenjohtajan täytyy tarvittaessa kyetä muistuttamaan jäseniä siitä, että hallituksessa ollaan henkilöjäseninä edistämässä yhtiön parasta, eikä muiden agendaa. Toimitusjohtaja kun ei oikein voi hallitusjäseniä ripittää. Jokaisen hallitustyötä tekevän on hyvä hahmottaa perusteet vähintäänkin hallitusjäsenen vastuun osalta, jolla voi joskus olla kauaskantoisia, taloudellisia ja jopa juridisia seuraamuksia.

 

Dokumentoinnin merkitys saattaa joskus unohtua

Kokouskäytäntöjen lisäksi sillä kuuluisalla pilkullakin on välillä iso merkitys. En voi olla korostamatta huolellisuutta pöytäkirjojen laadinnassa ja tarkistamisessa. Toimitusjohtaja toimeenpanee asiat sovitun mukaisesti ja konsensus päätösten sisällöstä sekä päätösten täsmällinen, kirjallinen muotoilu on ensiarvoisen tärkeää. Monesti olen kaivanut pöytäkirjoja esiin vuosien takaa selvittelytyön yhteydessä, eikä kirjausten tulkinnat ole aina olleet ilmeisiä. On hyvä muistaa, että hallituksen pöytäkirjat ovat niitä harvoja dokumentteja, joita tarkastelee myös yhtiön ulkopuoliset tahot. Kannustan lämpimästi toimitusjohtajaa hallituksen esittelijänä kirjaamaan päätösehdotukset jo kokousmateriaaliin, sillä se jalostaa päätöksentekoa ja helpottaa hallituksen työskentelyä. Hallituksen jäsenillä on omat roolinsa ja tehtävät muualla ja yhtiön asiat eivät ole aina niin kirkkaana mielessä kuin päivittäistä arkea pyörittävällä toimitusjohtajalla ja siksi laadukas dokumentaatio on tarpeen.

 

Myös hallitus tarvitsee prosessit työskentelyä varten

Samoin iso merkitys on vuosikellolla ja hallituksen työsäännöllä, jotka tulisi määritellä jokaiselle hallitukselle. Kun vuosikello on linjassa liiketoiminnan syklien ja tapahtumien kanssa, yhteistyö hallituksen, toimitusjohtajan ja toimivan johdon kanssa sujuu yleensä helpommin ja on oikea-aikaista. Työsäännöllä voidaan terävöittää hyviä hallintokäytänteitä ja eettisiä ohjeita ja usein etenkin vastuiden kirjalliset määrittelyt lisäävät selkeyttä hallituksen strategisen ja toimivan johdon operatiivisen roolin välillä. Vuosikello ja työsääntö lisäävät kokouksien tehokkuutta ja ne vaikuttavat aina myös kokouksien kestoon niitä lyhentävästi. Tuntikausien kokousistunnothan eivät ole itsetarkoitus, vaan toimintaa edistävien päätösten teko.

 

Hallitusjäsenyyden vastaanottaminen on lupaus yhtiölle

Olen työskennellyt useassa toimitusjohtajaroolissa ja erilaisissa hallitusvastuissa viimeisen 15 vuoden aikana. Kokemukseni pohjalta haluan todeta, että hallitustyöhön ei tule koskaan suhtautua kevyesti ja lupaus ottaa hallituspaikka vastaan on samalla lupaus yhtiölle ja omistajien ja hallituksen lisäksi myös toimitusjohtajalle tehdä ammattimaista työtä sitoumuksella yhtiön eteen. Parhaimmillaan hallitus on toimitusjohtajan aktiivinen sparraaja ja strateginen suunnannäyttäjä. Itse koen, että työskentely hallituksen jäsenenä on inspiroivaa, laajentaa perspektiiviä ja on vahvistanut myös omaa kyvykkyyttä toimitusjohtajan tehtävissä. Jos ja kun osaamista tarvitaan lisää, muun muassa HHJ-kurssille osallistumalla saa erinomaiset perusvalmiudet hallitustyöhön. Loppu onkin sitten pitkälti asenteesta kiinni.

Mia Lindström

Partneri,

Hallituspartnerit Turku ry